Resmi Yazışma Kuralları

Öğretmen Evi bölümünde yer alan bu konu cicozz tarafından paylaşıldı.

  1. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    RESMİ YAZIŞMA KURALLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR
    l.Yöneticilerin görev,yetki ve sorumlulukları:
    Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetimin amaç,teşkilat ve süreç boyutlarının birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür.
    Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetler kapsamına alan amaç boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır.Yönetimler,ne kadar yetişmiş insan¬ gücü potansiyeline sahip olurlarsa,yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanın¬da ve yerinde sunulmuş olur.Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi giderek yükselir.
    Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta,kamu kurum ve ku¬ruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir kısmı resmi yazılar yoluyla sağlanmaktadır.
    İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi,zaman ve kırtasiye tasarrufu¬nun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi;bu konudaki kurallarâ uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde,zamanında ve doğru olarak kullanmasına her kademedeki personelin de yetişmesine ve sorumluluk bilinciyle hareket etmesine bağlıdır.
    3797 sayılı Milli Eğitim Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun,İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği,yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık Onayları vb.diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatı birimle¬rinin görevleri,bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir.
    Bu çerçevede,her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev,yetki ve sorumlulu¬ğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur.Bu bakımdan,her kade¬medeki yöneticiler,maiyetlerindeki personelin resmi yazışmalarda uyulması gereken hu¬suslarda yetişmelerini sağlayacak,sorunların zamanında, yetki ve sorumlulukları doğrul¬tusunda,mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan kaçınılması için, gerekli tedbirleri alacakır.
    Bu noktadan hareketle;resmi yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikayetle¬ri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye uygun olarak yspılması sağlanacak,her kademedeki yetkili birimler,sorunların çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır.Özellikle mevzuatta tereddüte meydan vermeyecek şekil de açık hüküm bulunan ve genelge,genel açıklama veya münferit açıklama yapılan konular¬da kesinlikle üst makamlara görüş sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır.
    Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak çü¬zümlenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir. Araştırma yapmadan ve kendi görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır.
    Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikayetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlenemiyorsa bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler dı¬şında tutulmasıdır.
    Bu bakımdan,yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonu¬cunda mahallinde çözümlenebilecek konuların,tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya makamlara taşınmasının önelenerek ilçe ve il teşkilatlarının aracı durumdan kurtarılması sağlanacaktır.
    Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse;öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları gereken derslerin hangileri olduğu son olarak,Talim ve Terbiye Kurulu'nun 17/O1/1994 gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisin.de yayımlanan 523 sayılı "Öğretmenliğe atanacak¬ların atamalarına esas branşlarıyla mezun oldukları yükseköğretim programı ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler" konulu kararı ile belirlenmiş olup, bu kararda,"Matematik" öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler arasın¬da "Ticaret" dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir.
    Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi nede¬niyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir konudur.
    Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir.Üst bi¬rimlerce teşkilatımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen ge¬nelge,genel açıklama, bülten, döküman vb.'nin duyurulmasında birimler arasındaki kopuk¬luk veya gecikmenin önlenmesi,sorunların mahallinde ve zamanında çözümlenmesi bakımın¬dan önem arzetmektedir.Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem alınması gerektiği ortadadır.
    2.Resmi Yazışmalarda Kağıt Boyu ve Kullanımı
    Resmi yazışmalarda halen kullanılmakta olan,ancak Resmi Yazışma Kurallarını Belir¬leyen Esaslar hükümlerine uymayan matbu kağıtların kullanılmasına devam edilecek,stok¬lar tükenince sözü edilen esasların 5'nci maddesi hükümlerine uygun kağıt kullanılacaktır.

    ayrıca ekteki word dökümanı MEB Tarafından yayınlanmıştır.
     

    Eklenen Dosyalar:

  2. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    3.Başlık

    Bilindiği gibi taşra teşkilatımızın çeşitli birimlerinde kullanılan kağıtların baş¬lıkları oldukça farklılık arzetmektedir.
    Yine mevcut stoklar tüikeninceye kadar bu kağıtlar kullanılacak,yeni kağıtlarda baş¬lıklar aşağıda verilen örneklere uygun bir şekilde hazırlanacaktır.

    ÖRNEK l.

    İl Milli Eğitim Müdürlüklerinde;
    T.C.
    ANKARA VALİLİĞİ
    İ1 Milli Eğitim Mıidürlüğü

    ÖRNEK 2.

    İlçe Milli Eğitim Müdürlüklerinde;

    T.C.
    ANKARA VALİLİĞİ
    Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü


    ÖRNEK 3.

    0ku1 ve diğer eğitim kurumlarında;
    T.C.
    ANKARA VALİLİĞİ
    Çankaya Kurtuluş Lisesi Müdürlüğü

    T.C.
    ÇANKIRI VALİLİĞİ
    Ilgaz Yeşildumlupınar Ortaokulu
    Müdürlüğü


    4.Sayı,Konu ve Tarih

    Özellikle,taşra teşkilatı birimlerinin kullandıkları kağıtların sol üst köşesin¬de "BÖLÜM","SAYI" ve "KONU" ibareleri bulunmaktadır.Ancak esaslarda "BÖLÜM" ibaresi¬ne yer verilmediğinden,resmi yazışmalarda kullanılan kağıtlarda "BÖLÜM" ibaresi kal¬dırılacak ,yeni bastırılacak başlıklı kağıtların,"SAYI","KONU" ve "TARİH" bölümleri¬nin Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esasların ilgili madde hükümlerine uygun olmasına dikkat edilecektir.
    "SAYI" bölümünde,Başbakanlıkça belirlenen "KOD" sistemi kullanılacaktır.Bu konu¬daki bilgiler ve bazı örneklerle,açıklamalar ektedir.(EK-2)
    Kod sistemi,Bakanlık merkez teşkilatı teşkilatı ile il ve ilçe milli eğitim mü¬dürlükleri düzeyindeki birimlerce kullanılacak,okullar bazında bu sistem uygulanma¬yacaktır.
    Yazının "TARİH" bölümü ise,Esaslarda belirtilen şekle uygun olarak düzenlenecek¬tir.


    5.Yazının Gönderileceği Makam

    Resmi yazıların gönderileceği "makam"la ilgili hususlara,Esasların l0.ncu madde¬sinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır.
    Ancak,gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle,gerekse taşra teşkila¬tının merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda;yazının gönderileceği makam veya biri¬min doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rast¬lanan bir durumdur.
    Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce yukarıda

    "1-Yöneticilerin Görev,Yetki ve Sorumlulukları"bölümünde değinildiği gibi hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın çok iyi bilinmesini gerektirir.

    Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilatı birimle¬rinden gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge,genel açıklama veya münferit yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir.

    Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda,yazıyı kaleme alan birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bil¬gi veye belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir.Bu nedenle bu tür uygulamalara meydan verilmeyecektir.
    Konuyu örnekle açıklamak gerekirse,öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atan¬ma esas ve usullerini belirleyen Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 12/1/1994 gün ve 201. 4. MEV. D. BŞK. Pln.Şb.94/114-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin yapı¬larak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı ay¬rı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü'nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına gönderilmesi gerekmektedir.
    Yani,matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda ge¬nelge ilgi tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;


    şeklinde düzenlenebilecektir.
    Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarla sadece "BAŞBAKANLIĞA" başlığı kulla¬nılacak,bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeycektir.
    Başbakanlığa bağlı olup,görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumla¬ra gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örnekle¬re uygun olarak yazılacaktır.

    ÖRNEK l.
    DEVLET BAKANLIĞINA
    (Sn:Aykon DOĞAN)


    ÖRNEK 2.

    DEVLET BAKANLIĞINA
    (Devlet Personel Başkanlığı)

    Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlı¬ğın adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır.

    ÖRNEK 3.

    MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA
    (Personel Genel Müdürlüğü)

    Ayrıca,resmi ve özel ayrımı yapılmaksızin kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce "Sayın" ifadesi kullanılacaktır.
     
  3. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    6.İlgilerin Yazılışı

    Resmi yazılarda,zaman ve kırtasiye israfının önlenmesinde,yazının gönderileceği birimin/makamın doğru tespiti ne kadar önemli ise"İLGİ"nin doğru ve tam yazılmasının önemi de büyüktür.
    Bu bakımdan "İLGİ"ler,Esaslarda açıklandığı şekilde yazılacaktır.
    Her hangi bir valilikten Personel Genel Müdürlüğüne "İzin" konusunda bir görüş sorulduğunu,Personel Genel Müdürlüğünün de konuyla ilgili bilgi ve belge istediğini düşünelim.Bu durumda valilikçe bilgi ve belgeler gönderilirken,"İLGİ" aşağıdaki gibi düzenlenecektir.


    İLGİ:

    a) ........Valiliği Milli Eğitim Müdürlüğü'nün 03/Ol/1994 tarih ve 243.1.Özl.İşl. Şb.94/115 sayılı yazısı.
    b) Milli Eğitim Bakanlığı Personel Genel M'ıidürlüğü'nün 20/O1/1994 tarih ve . . B. OS. O. PGM. O. 23.
    01.03-94/233-2915 sayılı yazısı
    Ancak,gerekli görüldüğü takdirde,kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliği bozulmadan "İLGİ"

    İLGİ:

    a) .........Valiliği Milli Eğitim Mıidürlüğünün........tarih ve ......sayılı yazısı.

    b) M.E.B.Personel Gn.Md. lüğünün ..........tarih ve...........sayılı yazısı.
    şeklinde anlamlı kısaltmalar yapılarak da düzenlenebilecektir.
    Merkez teşkilatı birimlerinin birbirleriyle yaptığı yazışmalarda İLGİ;

    İLGİ:

    Milli Eğitim Bakanlığı ......... Gene1 Müdürlüğünün'..........tarih/gün ve ....... sayılı yazısı.
    şeklinde değil.

    İLGİ:

    ...........Genel Müdürlüğünün ........tarih/gün ve ..........sayılı yazısı. şeklinde düzenlenecektir.
    İlgi birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen ya¬zılacaktır.


    7.İmza Bölümü

    Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar'la imza bölümünde,önceki uygulama¬dan bazı farklılıklar getirilmiştir. Buna göre yazının "İMZA" bölümü sözü edilen esas¬ların (ÖRNEK-5)'ine uygun olarak düzenlenecektir.
    Konuyu İ1 Milli Eğitim Müdürlükleri açısından örnekle açıklamak gerekirse,(iller bazında imza yetkileri de dikkate alınarak) yazının imza bölümü;

    ÖRNEK 1.
    İmza
    Adı Soyadı
    Vali

    ÖRNEK 2.

    İmza
    Adı Soyadı
    Vali a.
    Vali Yardımcısı

    ÖRNEK 3.
    İmza
    Adı Soyadı
    Vali a.
    Milli Eğitim Müdürü

    şeklinde düzenlenecektir.
    Ayrıca,merkez teşkilatı birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmalarda "Bakan a:',"Genel Müdür a." şeklinde ibare kullanılmayacaktır.


    8.Onaylar

    Esaslarda,onayla ilgili hükümlere 14'ncü maddede yer verilmiş ve ÖRNEK 8-A, ÖRNEK 8-B ile de örneklenmiştir.
    Gerek merkez teşkilâtı,gerekse valilikler düzeyinde hangi tür onaylara,bizzat Bakan/Vali'nin veya hangi türdeki onaylara,daha alt makamların "OLUR" vereceği ilgi¬li mevzuatla belirlenmiştir.Çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından,sınır¬ları yazılı olarak belirlenmemiş konularda yetkisiz makamlardan onay alınmaması bir zorunluluktur.Usül yönünden buna dikkat edilmesi,şekil yönünden ise,yukarıda sözü edilen örneklere uyulması gerekmektedir.
    Bilindiği gibi Bakan'a veya Vali'ye ait bazı yetkiler,daha alt makamlara devre¬dilmiş bulunmaktadır. Yetki devri yapılan konularda alınacak onaylarda bir üst maka¬mın onayına gerek yoktur.
    Konuyu örneklemek gerekirse;atama yetkisi Bakan'a ait olan bazı personelin atama veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü'ne devredilmiştir.Böyle bir yetkiye dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime "şef" olarak ataması yapılacak personele ilişkin onay;


    şeklinde düzenlencektir.

    "OLUR" kısmı,Bakan tarafından imzalanacak onaylarda Müsteşar;Müsteşar tarafın¬dan imzalanacak onaylarda ise Müsteşar Yardımcısı açısından "Uygun Görüşle Arz Ede¬rim" ifadesine yer verilecektir.Bu ifade hem onayın aslına,hem de paraflı kısmına yazılacaktır.
    Onaylarda;onayı alan birimin başlıklı kağıdı kullanılacak,"SAYI" bölümüne de yine bu birimin kodu ve onayın sayısı yazılacaktır.
     
  4. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    9.Parafeler

    Esasların 18'inci maddesinde;yazıyı paraflayacak kişinin ünvanının kısaltılarak yazılacağı,sonra ismin baş harfi ve soyadının yazılacağı ve el yazısı ile tarih be¬lirtilerek paraflanacağı ifade edilmiş ve ÖRNEK-11'de de gösterilmiştir.Buna göre paraflar;

    Şb.Md : S.KARACAMEYDAN
    D.Bşk. : M.BAĞÇECİK
    Gn.Md.Yrd. :H.ACAR
    Gn.Md.:T.AKAN

    şeklinde düzenlenecek,her kademedeki personel soyadının yanına el yazısı ile parafladığı günün tarihini örneğin; "08/04" şeklinde yazdıktan sonra paraflayacaktır.

    10.Gizlilik Derecesi

    Esasların 20'nci maddesinde gizlilik derecesiyle ilgili hükümlere yer verilmiş, 28'nci maddesinde de gizlilik derecelerinin görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşca belirleneceği,kullanılması ve gizlilikle ilgili diğer hususlar açıklanmıştır.
    Bakanlığımız gizlilik dereceleri çok gizli,gizli,özel,hizmete özel ve kişiye özel olarak belirlenmiştir.

    A-"ÇOK GİZLİ" Gizlilik Derecesi:

    İlgilisinden başkası tarafından açıklandığı veya ilgililerinden başkasının eli¬ne geçtiği takdirde;milli güvenliğimizi ciddi şekilde zarara uğratacak,prestijimizi sarsacak,yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis,evrak ve diğer dökümanlar için kullanılır.

    B-"GİZLİ" Gizlilik Derecesi:

    Açıklandığı takdirde veya ilgilisinden başkasının eline geçtiğinde milli menfaat¬lerimize zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek mahiyetteki evrak ve dökümanlardır.
    "GİZLİ" gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:

    a) İlmi ve teknik ilerlemeler ve önemli gelişmeler(hizmete girinceye kadar)
    b) İleride kullanılacak bazı yeni teknikler veya metodlar.
    c) Gizli mahiyetteki fotoğraflar,şema vb.
    d) Ekonomik alanda önemli tedbirler,
    e) Muhteviyatları ancak belirli şahıslara duyurulacak önemli politik haber ve yönergeler.
    f) Yurt savunması programları.

    C- "ÖZEL" Gizlilik Derecesi:

    Açıklandığı takdirde milletimizin meafaatine zarar getirecek veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak mahiyette olan evrak ve dökümanlar.
    "ÖZEL"gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:

    a) Saklı tutulması istenen hususlar,tahkikat raporları,disiplinle ilgili şahıs¬lara ait dökümanlar.
    b) Mutad istihbarat raporları,
    c) Özel mahiyetteki fotoğraf,model ve şemalar,
    d) Açıklanması yabancı bir devletle olan münasebetlerimizi zararlı duruma soka¬cak olaylar.

    D-"HİZMETE ÖZEL" Gizlilik Derecesi:

    ÇOK GİZLİ,GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine izin verilmeyen yerler,döküman ve evrak için kul¬lanılır.

    "HİZMETE ÖZEL" gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
    a) Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnız resmi amaçlar için kullanılacak teknik ve eğitim dökümanları,
    b) Teşkilât mülâhazaları ile muhafaza altında bulundurulması gereken disiplin mâ¬hiyetindeki soruşturma raporları ve şahsi evrak ve dökümanlar,
    c) Ayrıca yarı gizli olmayan fakat bir araya getirilince gizlilik derecesinde olan bilgi topluluğu.

    E-KİŞİYE ÖZEL

    Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını be¬lirtir.Her gizlilik derecesindeki evraka bu işaret,lüzumlu ise verilebilir.KİŞİYE ÖZEL işareti;yazıda,tarih bloku üzerine damga ile kırmızı olarak basılır.

    ll.Evrak Akış Formu

    Esasların 27'nci maddesinde evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağ¬lamak için yazılara EK-5'teki evrak akış formunun ekleneceği hükmüne yer verilmiştir. Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilâtı birimlerine intikal eden evrak sayısının oldukça yoğunluğu nedeniyle,evrak akış formu her evrak için değil, takibinde zorunlu¬luk görüldüğü birim amirlerince belirlenecek evraklar için kullanılacaktır.

    l2.Yazışmalarda Dikkat Edilecek Diğer Hususlar:

    a) Gerek Bakanlığımız personelinin,gerekse vatandaşlarımızın;3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına dair Kanun ile Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikayetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine uygun olarak yaptıkları yazılı başvuruları ilgili kurum veya birim amirlerince usulünce kabul edilecek ve süresi içinde mutlaka gereği yapılacaktır.
    b) Resmi yazı,dilekçe,mektup,vb.evrakın ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak,ilgi¬li birime veya personele havale yazılmayacak,bu tür işlemler evrakın arka yüzüne yapılacaktır.
    c) Resmi yazılarda silinti,kazıntı olmayacak,harf veya rakamlar üst üste vurulma¬yacaktır.
    d) Üst makamlara yazılan görüş isteme yazılarında,bilgi veya belge türündeki ek¬ler hariç,daha alt makamların yazılarının asılları veya örnekleri gönderilmeyecek bu yazılar daha sonra cevabı yazılarla birleştirmek üzere alt birimlerde muhafaza edilecektir.
    Örneğin;herhangi bir konuda okul müdürlüğüne dilekçe ile başvuruda bulunan bir öğretmenin dilekçesinde yer verdiği sorunun,okul müdürlüğünce veya il ve ilçe düze¬yinde çözümlenmesinin mümkün olmaması, Bakanlığın ilgili biriminden,görüş istenmesinin zorunluluğu halinde;öğretmenin dilekçesi okul müdürlüğünde,okul müdürlüğünün görüş isteyen yazısı ilçe milli eğitim müdürlüğünde,ilçe milli eğitim müdürlüğü yazı¬sı ise İ1 milli eğitim müdürlüğünde kalacaktır. Bakanlığın ilgili birimine,sadece so¬runu dile getiren il milli eğitim müdürlüğü yazısı intikal ettirilecektir.
    Esasların 3'ncü maddesinde fax ile gönderilen mesajların 5 gün içinde teyidinin yapılmasının gerekliliği belirtilmekle birlikte,her fax mesajının teyidi yapılmaya¬rak çok önemli olduğu tespit edilen konulara ilişkin fax mesajları teyit edilecektir.
    Fax metinlerinin gönderilmesinde Esaslarda belirtilen EK-7 formu kullanılabileceği gibi Esaslara uygun olarak hazırlanan metinler de fax'la gönderilebilecektir.
    Esasların 12'nci maddesinin 1'nci fıkrasındaki,yazı metnini oluşturan paragraflar arasında bir aralık bulunacağına ilişkin belirlemenin bugüne kadar uygulamada yer ve¬rilen bir araya bir ara daha ilave edileceğine yönelik olduğundan yazı metinlerinin özelliğine göre yazı içindeki paragraflar arasında 1,5-2 aralık bulunacaktır.
     
  5. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    KOD SİSTEMİ İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR


    l.Kod sistemi 8 sütundan oluşmaktadır.

    l.Sütun 2.Sütun 3.Sütun 4.Sütun
    B 08 4 MEM

    5.Sütun 6.Sütun 7.Sütun 8.Sütun
    4 00 00 00

    2.Açıklaması aşagıda yapılan kodlama sistemi ile ilgili iki ayrı ilin bir bölümünün
    örnek kodlanışı


    3.1'nci sütundaki "B" harfi Bakanlıkları belirttiğinden bu sütuna "B" harfi yazıla¬caktır.
    4.2'nci sütundaki "08" rakamı Başbakanlıkça Bakanlığımıza verilen kod numarasını gösterdiğinden bu sütuna "08" rakamı yazılacaktır.
    5.3'ncü sütundaki "4" rakamı kuruluşların Taşra Teşkilatını belirttiğinden bu sü¬tuna "4" rakamı yazılacaktır.
    6.4'ncü sütundaki "MEM" kısaltması il ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüklerini ifade et¬tiğinden bu sütuna "MEM" yazılacaktır.
    7.5'nci sütundaki "4" rakamı teşkilatın il ve ilçede olduğunu belirttiğinden bu sütuna "4" rakamı yazılacaktır.
    8.6'ncı sütundaki "0" rakamı ilin il kodunu ifade ettiğinden bu sütuna ilin il kodu yazılacaktır.
    9.İller kodlanırken;
    a) İ1 Milli Eğitim Müdürlüğü için 7'nci sütuna merkez olması bakımından "0" kodu , 8'nci sütuna yine merkez olması itibariyle "00" kodu yazılacaktır.
    b) İl Milli Eğitim Müdürlügü bağlı merkez birimleri yani şube müdürlükleri kodla¬nırken 7'nci sütuna merkez olması bakımından "00" kodu 8'nci sütuna ise şube müdürlük¬lerine sırasıyla verilecek olan "01","02","03".....şube müdürlükleri kodları yazılacak¬tıs.

    10.İlçeler kodlanırken;
    a) İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü için 7'nci sütuna ilçe kodu olan "01","02","03", .. kodu,8'nci sütuna ise ilçe merkezini anlatmak için "00" kodu yazılacaktır.
    b) İlçe Milli Eğitim Müdürlüğüne bağlı şube müdürltikleri kodlanırken 7'nci stituna ilçe kodu "01","02","03", ..kodu 8'nci sütuna ise şube müdürlülklerine sırasıyla verile¬cek olan "01","02","03", ...kodu yazılacaktır.
    11.İ1 ve ilçe birimleri 7'nci sütundaki rakamlar ile ayrılacaktır.7'nci sütundaki "00" ilin merkezini anlattığından 8'nci sütundaki "01","02","03", ..ilin birimlerini ,
    7'nci 8ütundaki "01" ilçeyi anlatıldığından 8'nci sütundaki "01","02","03", .. ise ilçe¬nin birimlerini anlatmış olacaktır..
    l2.Bu kodlama sistemine il ve ilçede bulunan (okullar hariç) tüm birimler yazıla¬caktır.

    l3.Her ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü kodlamasını yapacak ve il Milli Eğitim Müdürlü¬ğü'ne gönderecektir.

    14.İ1 Milli Eğitim Müdürlüğü kodlamaya ilden başlayacak her ilçeyi kod numarası sı¬rasına göre birimleriyle birlikte kodlayacak ve il genelinin kodlama sistemini tek lis¬te haline getirecektir.

    15.Kodlama ile ilgili listeler en geç 15 gün içerisinde Bakanlığımız Araştırma Plan¬lama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığına gönderilecektir.

    l6.Kod sisteminin uygulanmaya konulması için Bakanlığımızca ayrıca talimat gönderi¬lecektir.

    l7.Kodlama sistemi ile ilgili olarak bilgi ihtiyacı doğması halinde Araştırma,Plan¬lama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığı Daire Başkanı Ali Osman YILDIZ 417 11 57,425 33 67, 413 14 68 numaralı telefonlardan aranabilecektir.
     
  6. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    T.C.
    MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
    Personel Genel Müdürlüğü

    SAYI:B.OB.O.PGM.0.2.3.01.02-6/1482-76887 TARİH:l4.6.1994 KONU:Resmi Yazışma Kuralları

    GENELGE N0:1994/40

    Kamu kurum ve kuruluşlarının kurum içi,kurumlararası veya özel ve tüzel kişilerle yaptıkları resmi yazışmalarda verimliliğin artırılmasının,resmi yazışmaların standart esaslara uygun,doğru bir şekilde yapılmasına bağlı olduğu malumdur.
    Resmi yazıların standart esaslera bağlanması yönünde gerek Başbakanlık,gerekse Bakanlığımız tarafından,zaman içinde çesitli mevzuat yürürlüğe konulmuş ve yapılan açıklamlarda sözkonusu mevzuat hükümleri doğtultusunda islem yapılması istenilmişti.
    Son olarak Başbakanlıkça hazırlanarak 17/2/1994 gün ve B.O2.O.PPG.O.l2-383-3038 (1994/4) sayılı genelge ekinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen "Resmi Ya¬zışma Kurallarını Belirleyen Esaslar" yürürlüğe konulmuştur. Bundan böyle,bu esaslar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.
    Resmi yazışmalarda uyulması gereken kurallar açısından,sözü edilen esaslarla, "Milli Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurtdışı Teşkilatına Ait Büro Hizmetleri Ya¬zışma Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi" arasında bazı farklılıklar bulunmakla birlikte,yazışma kuralları açısından,Başbakanlıkça konulan "Resmi Yazışma Kuralları¬nı Belirleyen Esaslar"uygulanacaktır. '
    Resmi yazışmalarda uyulması gereken kurallar,merkez teşkilatında resmi yazıları imzalayacak makam,mevzuat hazırlanırken uyulması gereken kurallar,Başbakanlıkla yapı¬lacak yazışmalarda dikkat edilecek hususlarla ilgili mevzuatın bir arada,kolaylıkla temini amacıyla bu Bülten’de;"Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar"ın yanısı¬ra,"Kanun,Kanun Hükmünde Kararname,Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının Hazırlanmasına İlişkin Esaslar" ile "Milli Eğitim Bakanlığı Birimlerinin Resmi Yazışmalarda Kullana¬cakları Kod Numaraları" ve resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı hususlar¬daki Başbakanlık genelgelerine yer verilmiştir.
    Gereğinin ekteki mevzuat ve resmi yazışmalarda uyulması gereken kurallarla ilgi¬li açıklamalar doğrultusunda yapılmasını rica ederim.


    Bener CORDAN
    Bakan a.
    Müsteşar
    EKLER
    EK-1 Resmi Yazıama Kuralları

    DAĞITIM
    -Merkez Teşkilatı Birimlerine
    -Valiliklere
     
  7. cicozz

    cicozz Çocukluk cicozlarda saklı

    ÖZLÜK İŞLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
    Şube:Haberleşme ve Araştırma


    Sayı:209.0 (12) H.-400.0-48669/10726 29-3-1973 Konu:Gizli yazılar h.


    Bakanlığımıza gelen bazı yazılarla gizli teskiye varakalarına gizlilik derecesi yazılması gerektiği halde buna riayet edilmediği görülmektedir.Bu durum,gizli teskiye varakaları ile gizlilik derecesi taşıması gereken diğer bazı yazıların,bunların görmeye yetkili olmayanlarca da görülmesine ve gizliliğin ihlaline yol açmaktadır.
    Gizlilik dereceleri ile gizli yazılarda,gizlilik derecesinin nasıl gösterile¬ceği 1668 sayılı Tebliğler Dergisinde yayımlanan "Resmi Yazışmaların Düzenlenmesi Hakkında Talimat"da gösterilmiştir.
    Gizli teskiye varakaları ile mahiyetine göre,gizli olması gereken diğer yazı¬lar gizlilik derecesi yazılmak suretiyle gönderilmelidir.
    Diğer taraftan,Bakanlığımıza gelen yazıların,Evrak Müdürlüğünde kayıt için açılmaları gerektiğinden söz konusu gizli teskiye varakaları ve yazıları,ilgililerden başkalarının görmemelerini temin için bu çeşit yazıların, 446 sayılı Tebliğler Dergisinde yayımlanan 10-7-1947 gün ve 6/2541 sayılı genelgede de belirtildiği üzere, içiçe iki zarfa konulmaları gerekmektedir.
    Buna göre,gizli yazılar bir zarfa konularak bu zarfın üzerine yazının gizlilik derecesi, tarihi, sayısı, eki, konusu ve Bakanlığın hangi Dairesini ilgilendirdiği yazılacak;zarf kapatılıp,bu zarf da başlıklı ikinci bir zarfa konulacak; üzerine sayı eki ve adresi yazılmak suretiyle gönderilecektir. Bu ikinci zarfa da yazının gizlik derecesi yazılmalıdır.
    Gereğinin buna göre yapılmasını önemle rica ederim.




    Sudi BÜLBÜL
    Milli Eğitim Bakanı a.
    Müsteşar Yardımcısı